Das hat sich 2014 geändert Reisekosten zu erstellen?

Seit 1. Januar 2014 gilt ein neues Reisekostenrecht, das die Besteuerung der Millionen von Dienstreisen in deutschen Unternehmen vereinfachen und die Rechtssicherheit erhöhen soll. Da eine fehlerhafte Reisekostenabrechnung ein Kündigungsgrund sein kann, lohnt es, die wichtigsten Änderungen genauer unter die Lupe zu nehmen.

Im Jahr 2013 fanden in Deutschland mehr als 170 Millionen Geschäftsreisen statt. © michaeljung, iStockphoto

Neuer Begriff: Tätigkeitsstätte

Der Begriff „regelmäßige Arbeitsstätte“ wurde Anfang des Jahres durch „erste Tätigkeitsstätte“ ersetzt. Dabei muss es sich um eine feste Arbeitsstätte handeln, ob Firmenhauptsitz oder Außenstelle in einem anderen Land, das spielt keine Rolle. Wichtig ist, dass der Angestellte hier mindestens 30 Prozent seiner Arbeitszeit verbringt. Nur für Fahrten zu dieser ersten Tätigkeitsstätte gilt die Pendlerpauschale. Neu ist in diesem Bereich die Regelung, dass die erste Tätigkeitsstätte auch in anderen Einrichtungen wie Tochterunternehmen oder Bildungsstätten bestehen kann. Ebenfalls neu ist, dass die Kosten für eine Zweitwohnung im Inland monatlich nicht mehr als 1.000 Euro betragen dürfen.

Übernachtungskosten und Bonusmeilen

Die Übernachtungskosten machen einen großen Teil der Dienstreise aus – umso wichtiger, dass sie richtig abgerechnet werden. Auch nach der Neuregelung können Arbeitgeber die Hotelrechnungen ihrer Beschäftigten beim Finanzamt einreichen, natürlich nur, wenn sie begründet sind. Doch hierfür gilt eine neue Frist: Nur noch 48 Monate haben sie dafür Zeit, danach sind die Ausgaben nicht mehr von der Steuer absetzbar. Tipp: Ein geeignetes Business-Hotel auswählen, und das Frühstück z.B. im „Business Package“ ausweisen lassen.

Strengere Regeln gelten seit 2014 für den Privatgebrauch von Bonusmeilen, die Arbeitnehmer während ihrer Dienstreisen gesammelt haben. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass die Punkte ausnahmslos dem Unternehmen zustehen, über das die Flüge und Bahnfahrten schließlich auch gebucht werden.

Neue Verpflegungspauschalen

Bisher gab es im Reisekostenrecht drei unterschiedliche Sätze für die Abrechnung von Verpflegungspauschalen. Seit Beginn des Jahres sind es nur noch zwei – auch das soll zu einer Erleichterung bei der Versteuerung von Dienstreisen führen. Vor allem bei kurzen Geschäftsausflügen macht sich diese Neuregelung bemerkbar. Arbeitnehmer, die überwiegend kurze Reisen, Messebesuche und ähnliches zu versteuern haben, kassieren zukünftig mehr Geld: Sind sie mindestens acht Stunden lang im Auftrag der Firma unterwegs, erhalten sie zwölf Euro steuerfrei. Für längere Firmenreisen gilt wie zuvor der Tagessatz von 24 Euro. Neuer Vorteil: Die Reisenden können zusätzlich zwölf Euro für An- und Abreise einfordern. Wem die Berechnung der Reisekosten aufgrund der vielen Regelungen und Anpassungen zu kompliziert ist, kann z.B. auf eine entsprechende Software von Lexware zurückgreifen, welche die Reisekosten für Sie schnell und einfach berechnet.

Klare Gewinner der Reisekostenreform 2014 – die übrigens zehn Jahre lang diskutiert wurde – sind damit Arbeitnehmer mit häufigen, aber kurzen Dienstreisen.

 

Von Hannah Sommer

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